Блог
13 Августа 2019
Многие из нас заявляют, что их время никогда не тратится впустую. Они говорят: «Я очень организованный человек» или «Я знаю, что я делаю и что я собираюсь делать». Если вы действительно в этом уверены, то вы принадлежите к меньшинству. Большинство людей приходят в уныние оттого, что день прошел непродуктивно. Мы все хотели бы сделать больше за день.
Идея тайм-менеджмента существует более 100 лет. К сожалению, термин «тайм-менеджмент» создает ложное впечатление. Временем нельзя управлять, время не поддается контролю. Мы можем управлять только собой, своими делами, тем, как мы используем время.
В действительности тайм-менеджмент – это самоменеджмент. Интересно, что те навыки, которые необходимы нам для управления другими людьми, это те же навыки, которые необходимы нам, чтобы управлять собой: способность планировать, делегировать, организовывать и контролировать.
Для того, чтобы процесс управления временем был эффективен, важно знать, какие аспекты самоменеджмента следует улучшить.
Ниже перечислены наиболее распространенные причины снижения эффективности на рабочем месте. Отметьте те из них, которые служат основными препятствиями для эффективного управления вашим временем. Мы назовем их «Похитителями времени».
К счастью, есть стратегии, которые вы можете использовать, чтобы управлять своим временем, в большей степени держать ситуацию под контролем и снижать стресс. Но вы можете проанализировать свое время и увидеть, что вы сами являетесь одновременно и причиной, и решением ваших проблем со временем.
Теперь мы рассмотрим некоторые вопросы более подробно.
1. Изменение приоритетов и кризис-менеджмент. Гуру менеджмента Питер Друкер сказал, что «кризис-менеджмент – в реальности форма менеджмента, которую предпочитают большинство менеджеров». Ирония состоит в том, что действия, которые можно предпринять до кризиса, могут предотвратить сам кризис.
2. Телефон. Был ли в вашей жизни день, когда вы думали, что ваше истинное призвание – телемаркетинг? Телефон – потрясающее средство коммуникации – может быть злейшим врагом нашей эффективности, если вы не знаете, как контролировать его власть над вами.
3. Отсутствие приоритетов/целей. Это возможно самый большой/самый важный пожиратель времени. Он воздействует на все, что мы делаем и в профессиональной области, и в частной жизни. Те, кто делают максимум в течение дня, точно знают, что они хотят сделать. К сожалению, слишком многие из нас думают, что цели и задачи – это то, что относится к годовому планированию и не имеет отношения к ежедневной работе. Это приводит к тому, что мы тратим слишком много времени на второстепенные вещи вместо того, чтобы тратить время на то, что действительно важно для нашей работы и жизни.
4. Попытка сделать слишком много. Многие люди чувствуют, что они должны сделать все «вчера» и не дают себе достаточно времени, чтобы сделать все как надо. Это приводит к тому, что дела выполняются не полностью, и это не дает чувства достижения и удовлетворения.
5. Посетители. Вот пять слов, которые крадут ваше время: «Есть ли у вас минутка? » Коллеги, начальство, подчиненные… Один из самых лучших навыков, которые вам нужно изучит, состоит в том, как обращаться с этими помехами.
6. Неэффективное делегирование. Хорошее делегирование считается ключевым навыком, как для менеджеров, так и для лидеров. Лучшие менеджеры умеют делегировать работу своим подчиненным, и добиваться, чтобы она была сделана как следует. Это, возможно, наилучший способ развивать командный дух и в то же время снижать собственную нагрузку. Общее правило для делегирования таково: если ваш сотрудник может сделать эту работу хотя бы на 8-% так же хорошо, как и вы, делегируйте!
7. Стол, заваленный бумагами. Когда вы закончите читать эту статью, посмотрите на свой стол. Если вы видите меньше 80% поверхности стола, возможно, вы страдаете от «настольного стресса». Самые эффективные люди работают за чистыми столами.
8. Уклонение от выполнения. Важнейший похититель времени – не принятие решений, а избегание принятия решений. Уменьшая количество проволочек (прокрастинации), вы можете существенно увеличить объем доступного вам «активного» времени.
9. Невозможность сказать «нет!» Общее правило таково: если люди могут свалить свою работу или проблемы на ваши плечи, они это сделают. Некоторым из наиболее подверженных стрессу людей вокруг нас не хватает навыка «просто сказать нет» из-за страха расстроить людей.
10. Совещания. Исследования показали, что средний менеджер тратит около 17 часов в неделю на совещания и около 6 часов на планирование времени и неисчислимые часы на последующие встречи. Я недавно говорил с руководителем, который провел за последние 3 месяца 250 встреч. Широко признано, что примерно треть времени, проведенного на собраниях, теряется из-за плохого управления собраниями и отсутствия планирования. Если вы помните, ваша цель - улучшить свой самоменеджмент, это лучшие способы достичь этого;
Существует много способов управления временем. Вот некоторые из них.
1. Всегда определяйте ваши цели максимально ясно.
Бывает ли так, что вы не делаете то, что хотите, поскольку вы не определили цели? Один из факторов, который отличает успешных людей, – их способность работать над тем, чего они хотят достичь и иметь ясно сформулированные цели, которые они могут регулярно оценивать. Ваши долгосрочные цели могут воздействовать на ваш ежедневный список дел. Без целей или задач люди обычно просто плывут по течению, как в профессиональном плане, так и в личном.
2. Анализируйте, как вы используете время.
Тратите ли вы достаточно времени на те дела, которые, может быть, не являются срочными сейчас, но необходимы в перспективе для достижения ваших целей? Если вы постоянно задаете себе вопрос: «Как мне лучше сейчас использовать мое время?», это поможет вам сосредоточиться на наиболее важных делах вместо того, чтобы делать то, что кажется неотложным (или приятно сделать), но никак не приближает вас к поставленным целям.
3. Делайте план.
Целей невозможно достичь без плана. Большинство людей знают, чего они хотят, но не имеют плана, как этого достичь, кроме как исключительно усердной работой. Ваш план на год следует пересматривать ежедневно и менять по мере того, как достигаются цели. Успешные люди постоянно делают списки дел. Это позволяет им придерживаться приоритетов и быть гибкими. Такие планы следует составлять как для профессиональной деятельности, так и в частной жизни.
4. Анализируйте свой план.
Проблемы будут всегда, и ценность хорошего плана состоит в том, чтобы выявить их как можно раньше и найти решения. Хорошее управление временем дает вам возможность измерить ваше продвижение к цели, потому что «Мы можем контролировать то, что мы можем измерить». Всегда старайтесь быть проактивными.
Управление временем не слишком трудно для понимания. Однако пока вы не начнете активно внедрять техники управления временем в вашу ежедневную жизнь, вы сможете достигнуть только частичных результатов (или вообще никаких), и будете говорить: «О, методы тайм-менеджмента для меня не годятся». Необходимо понять, что чем больше мы тратим времени на планирование нашего времени и действий, тем больше времени мы получаем для этих действий. Если вы потратите время на то, чтобы установить ясные цели и исключить «пожирателей времени», и будете делать это постоянно, вы освободите время для тех людей и дел, которые для вас наиболее важны.
Подпишитесь на рассылку новостей
Только полезная информация о новых программах, наборах и выгодных предложениях.
